ETDA มัดรวม 5 ข้อดี e-Saraban ช่วยประชาชน เลิกใช้กระดาษ มาติดต่อหน่วยงานรัฐ

Spread the love

 

หากซาวเสียงชาวยุคดิจิทัลว่ารู้จักคำว่า สังคมไร้เงินสด (Cashless Society) หรือไม่ คาดว่าหลายคนคงคุ้นเคยไม่น้อย แต่ถ้าเป็นสังคมไร้กระดาษ (Paperless Society) แถมยังเป็นสังคมไร้กระดาษตามหน่วยงานรัฐ ในประเทศไทยด้วยแล้ว คาดว่าภาพจินตนาการของหลายๆ คน น่าจะมีภาพของเจ้าหน้าที่รัฐ ที่อาจกำลังวุ่นวายอยู่กับการบริหารจัดการกระดาษหลายๆ แผ่น กองเอกสารหลายๆ กอง

 

รวมถึงการถ่ายเอกสารรายงาน ที่ต้องเสียทั้งค่าปริ้น ค่าเย็บเล่ม ค่าขนส่ง ค่าแรง ค่าเสียเวลา แทนที่จะนำเวลาและค่าใช้จ่ายที่สูญไปนี้ นำไปพัฒนารูปแบบการให้บริการ เพื่ออำนวยความสะดวกประชาชนให้ดีขึ้นกว่าที่เป็นอยู่

 

ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้หลายหน่วยงานต่างพยายามกำลังแก้ปัญหา  การบริหารงานเอกสาร จากกระดาษ สู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สอดคล้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 หรือที่เรียกว่า e-Saraban หรือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ที่กำหนดขึ้นเพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ส่วนงานราชการลดความซับซ้อนการบริหารงานเอกสารด้วย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการเตรียมความพร้อม คือ

 

1. เตรียม e-mail address กลางของทุกหน่วยงาน สำหรับใช้รับและส่งหนังสือราชการ พร้อมจัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้สามารถปฏิบัติงานสารบรรณ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบฯ และ 2. เตรียมพร้อมเจ้าหน้าที่ให้สามารถปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง เช่น อบรมการใช้อีเมลรับส่งหนังสือ อบรมการใช้โปรแกรมสำหรับทำทะเบียนหนังสือส่งและรับในแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

 

โดย สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) (Electronic Transactions Development Agency) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ในฐานะหน่วยงานที่มุ่งส่งเสริมและสนับให้คนไทยเกิดการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ยกระดับการทำงาน การทำธุรกิจด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล ถือเป็นหนึ่งในหน่วยงานรัฐที่ร่วมผลักดันให้หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน เปลี่ยนผ่านงานเอกสารจากกระดาษ สู่อิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e-Saraban ที่รองรับการรับ ส่ง เซ็นและเก็บเอกสารทางออนไลน์ที่สามารถทำได้ทุกที่ทุกเวลา

 

 ETDA เองได้มีการนำร่องพัฒนาระบบ e-Saraban ใช้เองภายในหน่วยงาน และเปิดให้หน่วยงานภายนอกสามารถนำระบบ e-Saraban ไปใช้งานได้ ไม่ว่าจะเป็น สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม กรมพินิจและคุ้มครองเด็กและเยาวชน ซึ่งปัจจุบันมีการขยายการใช้งานไปทั่วประเทศเรียบร้อย

 

สำหรับการรับ-ส่งเอกสารผ่านระบบ e-Saraban มีขั้นตอนการใช้งานที่ไม่ยุ่งยาก และเรียนรู้ได้ง่าย เพื่อให้การทำงานระหว่างรัฐต่อรัฐ หรือแม้แต่รัฐต่อเอกชน รัฐต่อประชาชน ง่าย สะดวกรวดเร็วขึ้น ผ่าน 7 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

 

1. กำหนด e-mail address (อีเมลกลาง) ที่หน่วยงานทุกหน่วยงานต้องมีพร้อม และอาจมี Digital Signature ด้วยได้

 

2. จัดให้มีเจ้าหน้าที่สารบรรณตรวจสอบ e-mail ที่ส่งเข้ามา ไม่น้อยกว่าวันละ 2 ครั้ง และถ้าเจอ e-mail ที่หน่วยงานอื่นส่งหนังสือมาใน Junk Mail ให้ย้ายมาที่ Inbox ถ้ามีการส่ง e-mail ให้เจ้าหน้าที่โดยตรง ให้ส่งต่อ e-mail นั้นไปที่ e-mail กลาง

 

3. เมื่อได้รับ e-mail แล้ว ต้องลงทะเบียนเลขรับหนังสือใบทะเบียนหนังสือรับแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่ต้องทำในแบบกระดาษซ้ำอีก

 

4. ตอบกลับ e-mail ไปยัง e-mail ที่ส่งมา หรือ e-mail ที่แจ้งไว้ ในเวลาราชการ ถ้าได้รับนอกเวลาราชการ ให้ตอบรับในเวลาไม่เกิน 10 นาฬิกาของวันทำการถัดไป

 

5. ให้สำรอง (backup) e-mail ด้วยการดาวน์โหลดออกมาเพื่อจัดเก็บ หรือ forward ไปยัง e-mail หนึ่งที่ใช้สำรองข้อมูลโดยเฉพาะ

 

6. ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณส่ง e-mail ที่ได้รับ ให้ผู้เกี่ยวข้องตามขั้นตอนที่หน่วยงานกำหนดต่อไป ถ้าหน่วยงานใดมีระบบ e-Saraban ให้นำเข้าระบบเพื่อดำเนินการต่อ

 

และ 7. การรับส่งหนังสือด้วย e-mail สามารถใช้กับหนังสือที่มีชั้นความลับได้ ยกเว้นชั้นลับที่สุด แต่ให้มีมาตรการรักษาความลับ เช่น เข้ารหัส file ข้อมูล แล้วแจ้ง password ให้ผู้รับ ที่มีสิทธิเข้าถึงหนังสือที่มีชั้นความลับนั้นทางช่องทางอื่น

 

จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่า การใช้ระบบ e-Saraban นอกจากจะมีขั้นตอนไม่ยาก ยังช่วยให้เจ้าหน้าที่รัฐทำงานคล่องตัว สามารถให้บริการประชาชนได้สะดวกขึ้น ท่ามกลางยุคดิจิทัลที่สถานที่ทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในออฟฟิศ หรือ สำนักงาน

 

e-Saraban ไม่เพียงทำให้การทำงานเอกสารสะดวก รวดเร็วแล้ว ยังช่วยลดการสูญเสียค่าใช้จ่ายไปกับการทำงานด้วยเอกสารแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็น ค่าปริ้น ค่าเก็บรักษาค่าการบริการจัดการกับกองเอกสาร เป็นต้น นี่จึงเป็นเหตุที่ว่า ทำไมไม่ว่าหน่วยงานไหนจึงต้องเร่งเปลี่ยนผ่านการทำงาน โดยเฉพาะงานเอกสาร จากเเบบเดิมๆ มาสู่การทำงานยุคใหม่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

 

ดังนั้นเพื่อให้ทุกคนได้เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้จากการเปลี่ยนผ่านการทำงานเอกสารไปสู่อิเล็กทรอนิกส์ ETDA จึงข้อยกตัวอย่างข้อดีมาให้ดูกัน ดังนี้

 

1. ประหยัดเวลา จากการเชื่อมโยงระบบ e-Saraban สร้าง ‘อีเมลกลาง’ ช่วยเจ้าหน้าที่รัฐประหยัดเวลางานเอกสาร

 

2. ลดความซับซ้อนการบริหารงานเอกสารเพิ่มทักษะดิจิทัล ผ่านการพัฒนาระบบการทำงานควบคู่การติดอาวุธทักษะดิจิทัลให้กับเจ้าหน้าที่รัฐ

 

3. ขั้นตอนไม่ยุ่งยาก รับ-ส่งเอกสารทำได้ง่ายๆ ด้วย 7 ขั้นตอน

 

4. ไร้ข้อจำกัดการทำงาน ด้วยระบบ e-Saraban ยุคดิจิทัลอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้ เมื่อเอกสารแผ่นจริงๆ ย้ายมาอยู่บนโลกออนไลน์

 

และ 5. ประชาชนสะดวกสบาย ประชาชนสามารถทำหนังสือส่งเข้ามาที่อีเมลกลางของหน่วยงานราชการได้ ประหยัดทั้งการเดินทาง เวลา และค่าใช้จ่าย

 

นอกจากการยกระดับงานด้านเอกสาร ETDA ยังผลักดันให้ทุกภาคส่วนเกิดการทำงานในรูปแบบ “สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เราเรียกกันว่า e-Office” ผ่านการขับเคลื่อนทั้งกฎหมาย มาตรฐาน รวมถึงข้อเสนอแนะมาตรฐานต่า ๆ ที่เกี่ยวข้อง สู่การเกิดระบบหรือโซลูชันที่จำเป็นต่อการทำงาน มีแนวทางการใช้งานที่มั่นคงปลอดภัยและกฎหมายรองรับ ไม่ว่าจะเป็น สร้าง Guideline การจัดการประชุมออนไลน์ (e-Meeting) การลงคะแนนเสียงทางออนไลน์ (e-Voting) รวมถึงการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่สามารถลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิสก์ (e-Signature) ได้ทุกที่ทุกเวลาได้แล้ว

 

LASTEST NEWS

TAG
5G LINE ประเทศไทย TikTok การลงทุน การศึกษา การเงิน ขนส่ง ค้าปลีก ชอปปิ้งออนไลน์ ดิจิทัล คอนเท็นต์ ดิจิทัล ทรานฟอร์เมชัน ดีแทค ที่อยู่อาศัย ธนาคาร ธนาคารกสิกรไทย ธนาคารไทยพาณิชย์ นวัตกรรม นิสสัน ประเทศไทย บมจ. ทรู คอร์ปอเรชั่น บริษัท บราเดอร์ คอมเมอร์เชี่ยล (ประเทศไทย) จำกัด บริษัท หัวเว่ย เทคโนโลยี่ (ประเทศไทย) จำกัด บริษัทเทคโนโลยี บริษัท โทเทิ่ล แอ็คเซ็ส คอมมูนิเคชั่น จำกัด (มหาชน) หรือ ดีแทค บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด ประกันชีวิต ผลประกอบการ พลังงาน ยานยนต์ รถยนต์ รีเทล สโตร์ วิดีโอ สตรีมมิ่ง สมาร์ทโฟน สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA สุขภา่พ หัวเว่ย อสังหาริมทรัพย์ อีคอมเมิร์ซ เครื่องใช้ไฟฟ้า เอสเอ็มอี เอไอเอส แต่งตั้งผู้บริหาร แอปพลิเคชัน โมบายล์ เซอร์วิส โพรวายเดอร์ โลจิสติกส์ ไซเบอร์ ซีเคียวริตี้

RELATED NEWS